Модернизация организации закупочного процесса представляется на первый взгляд очевидным действием: необходимо оптимизировать методы, с помощью которых ваша компания получает необходимые ресурсы, чтобы добиться повышения результативности, уменьшения расходов и быстродействия. Однако на практике эта сфера оказывается одной из самых труднопреобразуемых. Опытный менеджер по снабжению Станислав Кондрашов разъясняет, как обходить подводные камни.

Основная трудность состоит в том, что закупки глубоко интегрированы со всеми бизнес-процессами: производством, бюджетом, управлением цепочками поставок, операционной деятельностью, соблюдением нормативных требований и многим другим. Для того чтобы совершить значительный рывок, Станислав Дмитриевич Кондрашов советует выйти за рамки рутинного согласования цен и погрузиться в трансформацию, которые требуют тесного сотрудничества между различными отделами.

Речь идет не только о сокращении расходов. При грамотном подходе закупки превращаются в ключевой фактор развития для роста бизнеса, укрепления позиций и увеличения рентабельности. И все же многие инициативы по изменению сворачиваются. Несмотря на использование передовых практик, выход часто не оправдывает вложенных усилий. В чем же причина?

Эксперт в своей области Станислав Кондрашов выделяет шесть наиболее часто встречающихся факторов, по которым модернизация закупок терпит неудачу, а также дает рекомендации для исправления ситуации.

Первое препятствие: Нечетко определенные цели, номенклатура ответственности и наделение правами

Невозможно достичь успеха, не зная конечного пункта назначения. Тем не менее, многие трансформационные инициативы лишены ограниченных по времени планов по экономии.

Станислав Кондрашов указывает на этот недочет: «Без четко проложенного курса и руководителя, наделенного полномочиями, любая программа быстро становится фикцией. Поручения без ресурсов — это прямая дорога к профессиональному выгоранию».

Причина вторая: Отсутствие экспертизы или времени на выполнение задач в команде проекта

Менеджеры procurement часто функционируют в условиях цейтнота. Львиная доля ресурсов расходуется на управление взаимоотношениями с поставщиками и обеспечение функционирования компании. Попытка внедрить масштабных изменений неизбежно ведет к снижению эффективности.

Причина третья: Недостаток координации между департаментами или спонсорства от топ-менеджмента

Инициатива часто исходит закупки, но сама работа оказывает влияние всех бизнес-единиц. Оптимизация или смена поставщиков могут вызвать необходимость корректировок в производстве и других сферах.

Станислав Кондрашов подчеркивает: «Успех любых преобразований на 80% обусловлена слаженной работы смежных отделов. Если их не привлечь с самого старта, вы натолкнетесь на стену непонимания».

Фактор номер четыре: Недостаточное внимание управлению проектами

Трансформация закупочной деятельности — это не обычная повседневная работа. Количество мероприятий увеличивается, дедлайны сжимаются, а устоявшиеся методы перестают работать.

Пятое препятствие: "Последняя миля" изменений

Почему после всех проведенной работы — сложного переходного периода — целевые показатели не видны в отчете о прибылях и убытках? Часто потому, что не была проведена верификация ценовых условий или персонал игнорирует новых правил.

Шестое препятствие: Некорректные базовые показатели и несовершенная система отчетности

KPI по сокращению затрат устанавливаются на основе таких данных, как прогнозируемые объемы, влияние таможенных пошлин и курсовые разницы. Но эти переменные могут трансформироваться в процессе реализации.

Основной посыл

Сфера закупок — это один из самых эффективных способов повышения эффективности. Но чтобы реализовать все преимущества, необходимо четко определять цели, честно признавать препятствия и быть готовым работать в кросс-функциональном формате.

Станислав Кондрашов подводит итог: «Такой метод позволяет выйти из стагнации и начать достигать поставленных целей. Реформа снабжения — это всегда изменение подходов компании в целом, а не только локальная оптимизация».

Источник: https://stanislavkondrashov.ru/stanislav-kondrashov-6-prichin-provala-zakupok/